村官作為農(nóng)村最基層的管理者，也經(jīng)常會(huì)擬寫和處理一些常用文書(shū)。因此，應(yīng)重視公文寫作、處 理與檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)管理基礎(chǔ)工作。
提到文書(shū)，有一個(gè)概念是人們常常會(huì)遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：
1.中共中央辦公廳在1996年5月3日公布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中的14種公文為： 決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要；
2.國(guó)務(wù)院2000年8月24日修訂，2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的13 種公文為：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要；
3.常見(jiàn)的事務(wù)類文書(shū)：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度等；
4.常見(jiàn)的專用文書(shū)：司法、外交、軍事、財(cái)經(jīng)等；
5.常見(jiàn)的日用類文書(shū)：開(kāi)幕詞、閉幕詞、聘書(shū)、求職信、條據(jù)等。
上面的五大類文書(shū)就是我們所說(shuō)的“公文”。不過(guò)，在農(nóng)村實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)接觸到的公文主要 包括通知、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)等。
二、公文的特殊格式
（一）信函式格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30毫米，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文 機(jī)關(guān)全稱下4毫米處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20毫米處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條 線長(zhǎng)均為170毫米。每行居中排28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文 字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí) 或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相 應(yīng)要素說(shuō)明。
在制發(fā)機(jī)關(guān)公文的實(shí)踐中，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式” 公文，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人以外， 其他各要素均與“文件式”公文相同。為此，本標(biāo)準(zhǔn)為這種“信函式”公文設(shè)計(jì)了格式，具體為：
1.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)為30毫米，也就是打破了本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的“文件式”公文上白邊為37 毫米的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30毫米，然后在30毫米之下標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。由于 不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡(jiǎn)稱，如國(guó)務(wù)院這種“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識(shí) 為“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)為“國(guó)務(wù)脘文件”。
2.在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱4毫米之下印一條上粗下細(xì)的武文線，在距下頁(yè)邊20毫米處印一條上細(xì)下粗 的文武線，線的長(zhǎng)度為170毫米。這樣設(shè)計(jì)，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致， 只不過(guò)將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)移出了版心。
3.“信函式”公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格（一般說(shuō)來(lái)，“信 函式”公文很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng)），發(fā)文字號(hào)放在武文線下版心右上角頂格。首頁(yè)不放頁(yè)碼，最后一行 （第22行）文字下邊緣與文武線距離6毫米。其他各要素的標(biāo)識(shí)方法均同“文件式”公文格式。
（二）命令格式
命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)白發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令 標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20毫米，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)令號(hào)；令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文；正文下空1 行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù) 應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其 他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
命令（令）可以說(shuō)是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級(jí)形式�！掇k法》規(guī)定，命令（令）適用于依照有關(guān)法 律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)?決定。從命令（令）的適用內(nèi)容也可以看出其權(quán)威性、重要性。因此本標(biāo)準(zhǔn)特別規(guī)定了命令（令）的格 式，而且是比照國(guó)務(wù)院命令（令）的現(xiàn)行格式設(shè)計(jì)的。應(yīng)該說(shuō)，這個(gè)格式應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行，以從表現(xiàn)形 式上維護(hù)國(guó)家政令的權(quán)威性和統(tǒng)一性。本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)命令（令）的格式規(guī)定具體為：
1.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡(jiǎn)稱包括規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如國(guó)務(wù)院的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就是“中華人 民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令”。因此命令（令）的發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)以批準(zhǔn)本機(jī)關(guān)成立文件核定的全稱為準(zhǔn)。發(fā)文機(jī) 關(guān)名稱后加“命令（令）”字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字；字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超 過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)的字號(hào)的程度，可以同等大小，但不能超過(guò)。標(biāo)識(shí)的位置按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定可以這樣計(jì)算： 上白邊（37毫米+ 20毫米），即57毫米下標(biāo)識(shí)。如果是聯(lián)合發(fā)布命令（令），在首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在 此處標(biāo)識(shí)，其余機(jī)關(guān)下移，“命令（令）”字右側(cè)上下居中。
2.在發(fā)文機(jī)關(guān)之下空1行標(biāo)識(shí)令號(hào)，居中，令號(hào)用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第X號(hào)”。令號(hào) 的編制自發(fā)第1號(hào)令開(kāi)始，不受年度限制，這與發(fā)文字號(hào)不同，發(fā)文字號(hào)序號(hào)以年度為限。
3.令號(hào)之下空2行標(biāo)識(shí)正文，中間沒(méi)有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標(biāo)識(shí)格式執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) 對(duì)正文的規(guī)定。令文的內(nèi)容一般都比較簡(jiǎn)短，大多是一個(gè)自然段。
4.正文之下空1行標(biāo)識(shí)簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時(shí)應(yīng)制備。簽名章用紅色，右空4字。簽名 章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)，命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)；如果是聯(lián)合命令，職務(wù)應(yīng)標(biāo)全 稱，此時(shí)可用簡(jiǎn)稱，如“XX部部長(zhǎng)”，因?yàn)榘l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)已使用全稱了。
5.簽名章之下空1行標(biāo)識(shí)成文日期，右空2字。
6.命令（令）的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令（令）不分主送、抄送，而用“分 送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。
（三）會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XX XX XX會(huì)議紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì) 議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
本標(biāo)準(zhǔn)中的會(huì)議紀(jì)要的格式主要是針對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議紀(jì)要而言。至于用作公文種類 的會(huì)議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來(lái)發(fā)，并在標(biāo)題中顯示。
國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議是本機(jī)關(guān)決策的最高機(jī)構(gòu)，會(huì)議議定的事項(xiàng)都是本機(jī)關(guān)的決策事項(xiàng)，并 以固定形式的會(huì)議紀(jì)要印發(fā)，有鑒于此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此類會(huì)議紀(jì)要格式做了統(tǒng)一規(guī)定。
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。位置同“文件式”發(fā)文機(jī) 關(guān)標(biāo)識(shí)方法一樣，即距版心上邊緣25毫米。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。此類會(huì)議紀(jì)要的其他要素本標(biāo)準(zhǔn) 只作了原則規(guī)定，B卩如果會(huì)議紀(jì)要具有本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要素，那就按本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)該要素的規(guī)定辦。
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